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Técnicas de Arquivamento: 3 motivos que podem atrasar o seu desempenho

By julho 31, 2018 No Comments
técnicas de arquivamento

Pode até ser dolorido, mas é preciso reconhecer: as técnicas de arquivamento de acervo físico são ultrapassadas. Ainda que, até alguns anos atrás, a única maneira de armazenar arquivos fosse essa, as coisas mudaram. E você sabe disso.

Eu sei, é difícil desapegar. Até porque uma mudança estrutural e, consequentemente, cultural dentro de uma organização exige tempo, dedicação e paciência. No entanto, todos temos alguns momentos na vida que são aquele balde de água fria. Hora de acordar, sair da zona de conforto e investir em inovações que trarão melhorias para o ambiente de trabalho como um todo.

Construímos este post para lhe mostrar que é possível otimizar a produtividade, ganhar tempo e economizar dinheiro com técnicas de armazenamento mais modernas e eficientes. Portanto, se você é umas das pessoas que ainda se preocupam excessivamente com os arquivos físicos, siga adiante.

Viemos para comprovar que a tecnologia é muito mais do que simplesmente um celular em mãos ou o drone que você vê voando por aí de vez em quando. A inovação pode, acima de tudo, contribuir para o crescimento da empresa e dos colaboradores.

Veja como as técnicas de arquivamento podem atrasar o seu desempenho:

#1 Você não encontra o que procura

Qualquer negócio sofre quando a quantidade de arquivos físicos é muito grande. Algumas mais, outras menos. Mas, convenhamos: as organizações de mídia sofrem muito mais. Agências de publicidade, emissoras de rádio e televisão, sites de notícias, produtoras audiovisuais e empresas multimídia em geral produzem conteúdos em volumes altíssimos.

Imagine a quantidade de fotografias, entrevistas, filmagens, músicas, propagandas e criativos ocupando espaço, digamos, em um jornal diário. São salas e mais salas destinadas especialmente ao armazenamento do acervo. Se não houver extrema organização e catalogação desses materiais, encontrar alguma informação específica pode se tornar muito difícil – senão impossível.

É preciso reconhecer que uma rotina imediatista como a nossa precisa de profissionais capazes de acompanhar o ritmo do mercado. Quando isso não acontece, tornamo-nos obsoletos e estamos fadados ao fracasso.

#2 Você perde muito tempo

É claro que, quando o volume de arquivos é muito alto, o tempo que levamos para encontrar o que queremos também é alto. Volte um pouquinho no tempo e relembre as suas idas às bibliotecas. Mesmo com tudo catalogado e registrado no sistema, quanto tempo você levava para encontrar o livro que queria?

Com a transformação digital, as pessoas estão cada vez mais exigentes, antenadas e em busca de soluções mais rápidas. É muito difícil suprir as expectativas dos consumidores quando o foco está em entregar um material dentro de um prazo apertado.

Você já parou para pensar que talvez o deadline seja justo, mas que a pesquisa para a contextualização do seu trabalho demanda muitas horas ou até dias?

#3 Você tem acesso restrito

Técnicas de arquivamento mantêm o acervo sob controle – somente naquele espaço. Percebe como tudo fica muito restrito? Um incêndio pode eliminar todo o seu material de uma hora para outra. Um alagamento ou roubo, também.

São pilhas e pilhas de materiais interessantes que se tornam inacessíveis e frágeis, reféns de alguns tijolos e uma fechadura. Quando o armazenamento é físico, seus colaboradores também se tornam reféns, pois precisam estar no ambiente de trabalho para produzir qualquer coisa, dependendo inteiramente daqueles arquivos para qualquer consulta, criação, alteração, compartilhamento ou edição.

Veja que a solução é simples. Os chamados digital asset management (DAM) são softwares dedicados ao gerenciamento de ativos que trabalham com o armazenamento em nuvem. Ou seja, todos esses materiais ocupando espaço no escritório ficam online, protegidos e facilmente acessíveis – somente pelas pessoas autorizadas, é claro.

Quando transferimos nossos materiais para a nuvem, percebemos o quanto é possível aprimorar a rotina empresarial e entregar produções muito mais ricas, inteligentes e em menos tempo.

Softwares DAM mantêm tudo em um só lugar, sem confusão sobre a última versão salva, por exemplo. Imagens, documentos, vídeos e áudios são facilmente encontrados através de sistemas de inteligência artificial que permitem buscas inteligentes. Uma tarefa que antes levaria horas, agora é feita em segundos.

Outra vantagem é que licenças e atualizações são automáticas, eliminando a necessidade de novas contratações, versões ultrapassadas ou gastos em demasia com equipamentos, programas e profissionais de TI terceirizados.

Além de tudo isso, quando seus ativos digitais estão online, não existem mais empecilhos físicos, climáticos ou temporais. Seus funcionários podem acessar os materiais que precisam de qualquer lugar do mundo, a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, sem precisarem estar fisicamente presentes para produzir.

Em suma, os benefícios ao adotar a tecnologia para a gestão dos ativos digitais são inúmeros!

Ainda precisa de convencimento sobre abandonar de vez as técnicas de arquivamento? Veja aqui alguns motivos importantes. Ainda tem dúvidas sobre a importância de utilizar os softwares de gerenciamento de ativos? Descubra qual é a hora de considerá-los.