Gestão de Arquivos

Como escolher o melhor software de gerenciamento de ativos?

By julho 31, 2018 No Comments
melhor software de gerenciamento de ativos

Ao escolher o melhor software de gerenciamento de ativos, o que conta é o encaixe. É a forma como ele se encaixa às suas necessidades o fator de maior peso na hora da consideração. É claro que, dentre tantas opções disponíveis no mercado, nem sempre é uma escolha fácil. Mas estamos aqui para te ajudar com essa missão.

O primeiro ponto a ser compreendido é o papel de um bom gerenciador de conteúdo digital. Resumidamente, um software dedicado a este fim deve não apenas armazenar os arquivos com segurança e confiabilidade, como também mantê-los em um ambiente amigável e intuitivo, pensado em boas práticas de UX e UI.

Como assim?

Bem, um sistema de qualidade mantém a organização, é escalável, adapta-se às necessidades dos colaboradores, permite pesquisas simplificadas, oferece resultados precisos e rápidos, aceita funcionalidades ou plugins adicionais, assim como contribui positivamente para economia de tempo, otimização da produtividade e maior abrangência dos processos como todo.

Agora que você já tem uma ideia geral sobre o que é preciso levar em consideração no processo de escolha, venha conosco. Estamos prontos para te mostrar como escolher o melhor software de gerenciamento de ativos para a sua empresa.

Estes são os pontos cruciais a serem considerados ao optar por um sistema de gestão de ativos:

#1 Segurança e controle de informações

De nada adianta enviar todo o seu acervo para a nuvem e ficar se questionando se estarão ou não em segurança. O melhor software de gerenciamento de ativos digitais precisa ser mais do que apenas uma ferramenta de gestão. É preciso que ele seja o braço direito das suas operações.

Opte por um sistema que utilize plataformas reconhecidas e confiáveis, como a Google Cloud Platform, por exemplo. Um dos pontos mais fortes oferecidos pela gigante da tecnologia está relacionado à segurança e ao controle de informações. Atente-se ainda ao compliance anti-pirataria para conteúdos próprios!

#2 Desenvolvimento sob medida

Não existe uma solução perfeita para todos os tipos de negócios. Cada empresa é diferente por si só, por mais que tenha o mesmo ramo de atuação. Alguns precisam de mais espaço de armazenamento, outros procuram funcionalidades específicas, e há aqueles que não têm como custear um pacote completo.

Sistemas escaláveis permitem adaptações diversas, de acordo com as necessidades de cada usuário. Um bom software de gerenciamento deve oferecer essa adaptabilidade e soluções adicionais, com ampliações ou reduções possíveis a qualquer momento.

#3 Buscas inteligentes

Uma vez que todos os ativos digitais da empresa estejam reunidos em uma plataforma única, é imprescindível que os colaboradores consigam efetuar pesquisas que considerem todo o material disponível.

Em outras palavras, as buscas precisam ser inteligentes e mais rápidas do que se fossem feitas manualmente. Com a inteligência artificial, é possível efetuar pesquisas com base no conteúdo – utilizando desde palavras-chave até mesmo reconhecimento facial e detecção de objetos ou símbolos.

#4 Distribuição segmentada

O melhor software de gerenciamento de ativos deve estar preparado para distribuir o conteúdo interna ou externamente, em portais ou redes sociais, com a segmentação correta da audiência para otimização de resultados.

Nem todas as criações da sua equipe são destinadas a todos do times e, portanto, devem receber a destinação mais adequada, com base no que foi planejado. É necessário, ainda, que a comunicação com usuários seja clara e que os materiais possam ser baixados e compartilhados rapidamente.

#5 Redução de custos

Com tudo armazenado na nuvem, atualizações e renovações de softwares, hardwares, suporte e versões são feitas automaticamente. Ou seja, os custos relacionados à infraestrutura são reduzidos, uma vez que tudo faz parte do mesmo pacote.

Além disso, existe também a economia com estrutura física, programas, máquinas, treinamentos e materiais, o que torna a rotina empresarial como um todo bem mais efetiva e assertiva.

#6 Integração com outras tecnologias

Com tudo mudando tão rapidamente, é essencial que um software de qualidade siga as tendências de mercado e não seja engessado. Dessa maneira, um bom gerenciador de ativos digitais precisa integrar a outras tecnologias e funcionalidades como forma de oferecer mais aos seus usuários e permitir, com isso, resultados mais completos e interligados.

E não é só isso. Ao escolher o melhor software de gestão para as suas necessidades, encare-o como um ajudante pessoal. Nessas situações, é preciso contar com praticidade, agilidade, produtividade elevada e economia – de tempo e dinheiro.

Lembre-se: é um sistema que você e sua equipe utilizarão em frequência diária e por muito tempo. Portanto, escolha com inteligência!

Ainda tem dúvidas sobre a real necessidade de um software de gerenciamento de ativos? Veja quando é a hora de considerar um.