Gestão de Arquivos

Qual o momento certo para contratar um sistema de gestão de ativos?

By agosto 10, 2018 No Comments
contratar sistema de gestão de ativos

No mundo dos negócios, acertar o timing é essencial. Saber tomar decisões com base no ritmo imposto pelo mercado tornou-se habilidade imprescindível para qualquer gestor. Mas para que os resultados sejam positivos, é preciso seguir alguns princípios básicos – a organização está no topo dessa lista. Com base nisso, queremos dizer que talvez este seja o momento ideal para a sua empresa de mídia contratar um sistema de gestão de ativos digitais.

Se o seu departamento de marketing e comunicação ainda não tem os conteúdos hospedados na nuvem, é bem provável que esteja perdendo tempo, dinheiro, talentos e oportunidades.

Uma pesquisa da IDC revela que profissionais dedicam cerca de cinco horas por semana apenas procurando por documentos e outras quase quatro horas para arquivar e organizar papéis.

Ou seja, são 9 horas semanais perdidas com apenas duas tarefas, que contabilizam cerca de 36 horas no final do mês. Em outras palavras, quase ¼ do tempo mensal de trabalho é gasto com tarefas operacionais.

O estudo também descobriu que metade da jornada de colaboradores é tomada pelo trabalho colaborativo com documentos em geral. Ou seja, com revisões e aprovações, alterações e comentários, com a compilação de múltiplas versões em um arquivo único e a obtenção de assinaturas.

Quase ⅔ desse tempo envolve pessoas que não sentam nas proximidades – profissionais alocados em outros pontos, em diferentes equipes ou que trabalham externamente.

Já pensou como o uso de ferramentas colaborativas podem encurtar essas distâncias e derrubar as barreiras organizacionais?

Razões para contratar um sistema de gestão agora mesmo

Sistemas dedicados ao gerenciamento de ativos digitais, os famosos digital asset management systems (DAM), oferecem uma infinidade de benefícios para as empresas – especialmente quando consideramos as que produzem materiais multimídia em quantidades mais elevadas.

Emissoras de rádio e televisão, agências de marketing e publicidade, assessorias de imprensa, jornais e revistas, sites de notícias, produtoras de vídeo e podcasts – aqui vai um recado a vocês: cuidado para não perder o timing!

Não consegue encontrar informações rapidamente?

É hora de contratar um sistema de gestão. Softwares DAM líderes de mercado trabalham com inteligência artificial e são capazes de realizar pesquisas não apenas por tags ou palavras-chave, mas também por conteúdo. E não estamos falando apenas de conteúdo textual!

Soluções inteligentes utilizam técnicas de machine learning para fazer uma varredura geral sobre o material multimídia armazenado, conseguindo identificar rostos, figuras, locais, áudios e cenas específicos, respondendo em poucos segundos e oferecendo ao usuário exatamente o que ele procura.

Não sabe qual é a última versão de um arquivo?

É hora de contratar um sistema de gestão. Não saber qual é a versão aprovada de um anúncio, perder as últimas alterações em um vídeo ou enviar o áudio errado para o cliente são falhas que podem comprometer todo o planejamento.

O gerenciamento online de ativos digitais unifica arquivos duplicados, eliminando todas as dúvidas relacionadas às versões oficiais dos materiais. Os softwares também garantem direitos autorais sobre as peças e verificam a data limite para o uso de licenças de terceiros, por exemplo.

Perde tempo com deslocamento e time zones?

É hora de contratar um sistema de gestão. Se você trabalha com diferentes filiais, colaboradores em diversas partes do país ou do mundo, e até mesmo horários flexíveis, armazenar todos os ativos digitais da organização na nuvem é a melhor maneira de eliminar empecilhos geográficos e temporais.

Quando tudo está na web, os responsáveis pela produção, edição ou compartilhamento dos ativos digitais do empreendimento podem acessá-los de qualquer lugar do globo, em qualquer horário e utilizando qualquer dispositivo – até mesmo no transporte coletivo ou em uma reunião, digamos, na China.

Fizemos apenas três perguntas que justificam a contratação imediata de um sistema de gestão de ativos digitais e poderíamos fazer muitas mais:

  • O volume de materiais ocupa a estrutura física do empreendimento?
  • Intempéries climáticas poderiam pôr tudo a perder?
  • Incêndios, enchentes, vazamentos e assaltos são fatores de risco?
  • Você se preocupa demais com licenças, atualizações?
  • Formatos e versões de arquivos e programas podem ser um problema?
  • Já perdeu prazos, dinheiro ou paciência por ter enviado a versão errada para a produção?

A solução para todos esses questionamentos, você já sabe: este é o momento certo para a contratação de um sistema de gerenciamento dos ativos digitais da sua empresa.